Mengelola proyek klien (masa uji)

Ada klien yang datang sebagai satu pekerjaan, dan ada yang datang sebagai satu hubungan: retainer bulanan, proyek lepas di sela-selanya, invoice yang bertumpuk sepanjang tahun. Untuk yang pertama, satu baris klien cukup. Untuk yang kedua, Nampii menyediakan proyek (masa uji) — satu wadah yang mengelompokkan invoice dan deal satu klien di satu tempat, sehingga pertanyaan "sejauh apa kerja sama kami dengan klien ini?" punya halaman jawabannya sendiri.

Panduan ini menuntun dari proyek pertama sampai kebiasaan membacanya tiap minggu. Satu hal dahulu sebelum mulai: proyek dimulai dari klien — bila buku klien Anda masih kosong, panduan menambahkan klien pertama Anda adalah langkah nol-nya.

Langkah 1: Buat proyek pertama (masa uji)

• Dari halaman proyek, kontrol Proyek baru membuka formulirnya (masa uji); mengisinya lalu menekan Tambah proyek menyimpannya (masa uji).
• Beri nama yang Anda sendiri akan pahami setahun dari sekarang — nama klien saja sering kurang; tambahkan pekerjaannya: "Situs web — Toko Rayah", bukan sekadar nama tokonya.
• Subjudul formulirnya adalah definisi yang tepat: "Mengelompokkan invoice dan deal satu klien di satu tempat." Satu proyek untuk satu klien — bukan satu proyek untuk satu tagihan.

Langkah 2: Baca papan proyek Anda

• Kotak Cari proyek (masa uji) menemukan proyek dari namanya, dan saringan Semua klien merampinkan daftar saat klien mulai bertambah.
• Tiap kartu membawa angka Nilai berjalan (masa uji): nilai deal dan invoice yang sedang berlangsung di proyek itu — gambaran sekejap seberapa besar yang sedang hidup di dalamnya.
• Tanggal Mulai (masa uji) pada kartu menandai kapan kerja samanya berjalan; bila daftarnya masih kosong, kotak Belum ada proyek (masa uji) menunggu kartu pertama Anda dengan sabar.
• Nama ganda untuk klien yang sama tidak dibiarkan diam: formulirnya mengingatkan bahwa klien itu sudah punya proyek bernama demikian — pengingat yang menjaga papan bebas dari kembar yang membingungkan.
• Pencarian yang tak menemukan apa pun juga diperlakukan sebagai keadaan biasa: daftarnya berkata tidak ada proyek yang cocok, dan mengusulkan mencoba kata kunci lain atau menghapus saringannya.

Langkah 3: Buka detail dan bekerja dari sana

• Kartu yang dibuka menjadi detail proyek: deal, invoice, dan dokumen klien itu berderet dalam satu halaman, dalam urutan yang masuk akal untuk dibaca.
• Membuat invoice dari konteks proyek berarti memilih klien sudah selesai sebelum Anda mulai — satu keputusan yang tidak perlu diulang.
• Dokumen yang ditulis untuk proyek ini juga bisa menggantung padanya lewat bidang Proyek (opsional) saat pendaftarannya, sehingga arsip dan pekerjaan tinggal satu klik berjauhan.

Langkah 4: Rawat dengan rutinitas yang ringan

• Sekali seminggu, buka halaman proyek dan baca angka Nilai berjalan-nya sekilas: naik berarti pekerjaan mengalir, diam terlalu lama berarti ada invoice yang belum dikirim atau deal yang tercecer.
• Pekerjaan yang sudah selesai dibiarkan saja — proyek tidak butuh ditutup secara resmi; arsipnya justru bernila saat hubungannya kembali menyala.
• Invoice yang lahir dari mana pun di Nampii berakhir di tempat yang sama: pembayarannya dicatat per baris, dan seluruh rantainya tetap terbaca dari detail proyek.

Checklist sebelum lanjut

• Satu klien, satu proyek — pengelompokannya per hubungan, bukan per tagihan.
• Papan dibaca rutin — angka Nilai berjalan dicek sekali seminggu, bukan saat ingatan mulai curiga.
• Dokumen ikut menggantung — arsip proyek lengkap karena pendaftarannya mengisinya.

Bila klien yang satu ini ternyata memakai ritme langganan, jadwal retainer (masa uji) melanjutkan ceritanya; dan bila proyek pertama bermuara pada tagihan pertama, panduan membuat dan mengirim invoice pertama Anda sudah menunggu di sana.