Mencatat pembayaran dan cicilan

Invoice terkirim bukan ujung dari penagihan; ujungnya adalah uang yang benar-benar masuk dan tercatat pada invoice yang tepat. Di Nampii, uang yang masuk dicatat sebagai baris pembayaran pada detail invoice — bukan dengan mengubah angka totalnya — sehingga setiap penerimaan punya jejak sendiri dan sisa tagihan selalu bisa dipercaya. Prinsipnya sederhana: total invoice adalah janji, baris pembayaran adalah kenyataan, dan yang menjodohkan keduanya adalah pekerjaan kecil yang panduan ini tuntun.

Panduan ini mengajak Anda dari tombol pencatatan pertama sampai invoice yang tertutup rapi, termasuk dua keadaan yang paling sering menghadirkan keraguan: klien yang membayar sebagian dahulu, dan sisa yang pada akhirnya tidak kunjung masuk.

Langkah 1: Buka detail invoice yang akan dicatat

• Dari halaman Invoice, buka invoice yang pembayarannya baru masuk. Statusnya tidak berubah menjadi Lunas dengan sendirinya; ia menunggu pencatatan Anda.
• Pada bilah aksi detailnya, tombol Catat pembayaran membuka formulir pencatatan. Invoice yang masih draf belum memilikinya — kirim dahulu, baru catat uangnya.
• Bila invoice sudah dibaca kliennya dan Anda ingin mencatat itu juga, menu barisnya menyediakan Tandai sudah dilihat (manual) — penandaan manual, jujur diberi label demikian.

Langkah 2: Isi uang yang benar-benar diterima

• Isi Jumlah dengan uang yang benar-benar masuk — bukan dengan sisa tagihannya — lalu pilih Metode yang dipakai klien dan periksa tanggal pada Dibayar pada.
• Formulirnya memperingatkan dengan jujur: "Catat yang diterima — pembayaran sebagian membuat invoice tetap terbuka sampai sisanya masuk." Pembayaran sebagian bukan keganjilan; ia adalah cara kerja yang dirancang.
• Setelah tersimpan, status invoice berubah menjadi Dibayar sebagian — status yang dihitung dari baris-barisnya, bukan ditetapkan manual.

Langkah 3: Baca ulang baris pembayarannya

• Setiap pencatatan menjadi baris pada bagian Pembayaran di detail invoice, dan sisa tagihan selalu terhitung dari situ: sisa sama dengan total dikurangi jumlah seluruh barisnya. Tidak ada angka sisa yang diketik manual, jadi tidak ada yang bisa meleset saat mengetik.
• Salah catat — salah jumlah, salah tanggal? Hapus pembayaran (masa uji) membuka barisnya kembali: invoice kembali terutang sebesar yang dihapus, dan Anda bisa mencatat ulang dengan benar.
• Kebiasaan yang sehat sebelum menutup hari: cocokkan setiap baris dengan mutasi rekening Anda. Selisih yang ditemukan hari ini jauh lebih mudah dijelaskan daripada yang ditemukan bulan depan.

Langkah 4: Tutup sisa yang tidak akan masuk

• Ada sisa yang memang tidak akan dibayar: potongan biaya transfer, pembulatan yang disepakati, selisih kurs, atau pajak yang dipotong di sumber. Untuk keadaan ini, Selesaikan sisanya (masa uji) menutup invoice tanpa mengarang uang yang tidak ada.
• Penutupan menuntut Alasan: pilih Biaya transfer bank, Pembulatan, Selisih kurs, atau Pajak dipotong klien — atau ketik alasannya sendiri. Alasan ini ikut tersimpan, jadi bulan depan Anda tidak menebak-nebak lagi.
• Yang penting diingat: yang diselesaikan tidak pernah dihitung sebagai uang masuk. Invoice tertutup Lunas, dan catatan pendapatan Anda tetap sebesar yang benar-benar diterima — jujur di kedua sisi.

Bila sisa yang tak kunjung masuk lebih sering terjadi daripada yang Anda mau, panduan cara menghadapi klien yang menghilang membicarakan sisi komunikasinya; dan bila penagihan berulang mulai memakan waktu, Menagih dengan Agen AI (masa uji) bisa menyusun draf pengingatnya untuk Anda tinjau.

Checklist sebelum lanjut

• Baris, bukan koreksi total — uang masuk tercatat sebagai baris pembayaran; angka total invoice tidak pernah diedit untuk menutupnya.
• Sebagian itu wajar — status Dibayar sebagian menunggu sisanya dengan tenang, bukan menuntut pembayaran diulang dari nol.
• Alasan selalu tercatat — penutupan sisa tanpa alasan tidak pernah dilayani, dan itu memang disengaja.
• Lunas berarti lunas — status itu hanya lahir dari baris yang benar atau penyelesaian yang beralasan.

Lengkap dari pembuatan sampai pelunasan? Panduan membuat dan mengirim invoice pertama Anda adalah awal dari rantai yang halaman ini tugaskan ujungnya.