Kontrak digital: kirim, tandatangani, simpan

Kontrak kerja yang tertanda bukan formalitas; ia yang membuat fase pekerjaan punya mulai yang jelas dan pembayarannya punya pijakan. Nampii menyimpan siklus dokumen itu di satu tempat: unggah atau susun kontraknya, bagikan untuk ditandatangani, lalu simpan buktinya. Panduan ini menuntun seluruh siklus itu dengan tombol dan tab persis seperti yang tampil di aplikasi Anda.

Langkah 1: Unggah atau susun dokumennya

• Dari menu Dokumen, tekan Dokumen baru. Anda punya dua jalan.
• Jalan pertama, unggah berkas yang sudah Anda miliki — kontrak, penawaran, atau BAST dalam bentuk PDF atau Word. Petunjuk di halamannya: "PDF atau Word (.docx), maksimal 50 MB".
• Area unggahnya berbunyi "Letakkan berkas di sini, atau pilih dari perangkat Anda", dan tombol Unggah berkas membuka dialog pemilih berkas.
• Jalan kedua, susun dokumen dari templat: bila Anda sering mengeluarkan kontrak dengan bentuk yang sama, tulis sekali sebagai templat dan biarkan nama klien, layanan, dan data usaha terisi otomatis setiap kali menyusunnya.
• Templat juga bisa diimpor dari berkas Word yang sudah Anda tulis, jadi dokumen lama Anda bisa menjadi templat pertama tanpa mengetik ulang.

Langkah 2: Isi detailnya dan pilih kliennya

• Setiap dokumen membawa detail yang membuatnya mudah dicari: judul, jenis dokumen, klien yang terkait, dan opsional proyeknya.
• Pilih kliennya dari buku klien Anda. Detail ini bukan sekadar label: dokumen yang terikat klien muncul di konteks klien itu, dan datanya bisa terisi dari profil klien saat disusun dari templat.
• Bila berkas Anda PDF, Nampii menyimpan berkas aslinya apa adanya dan membaca teksnya supaya dokumennya bisa dicari.
• Bila Anda menyusun dari templat, pratinjaunya tampil sebelum Anda menyimpan, lengkap dengan peringatan bila ada kolom templat yang belum terisi.

Langkah 3: Bagikan untuk tanda tangan

1. Tekan tombol Bagikan untuk tanda tangan (masa uji); panel pembuatan tautan terbuka.
2. Isi Nama penandatangan dan Email penandatangan, pilih masa berlaku tautannya pada Tautan berlaku selama, lalu tekan Buat tautan.

Tanda tangan digital (masa uji) di Nampii berjalan lewat tautan ini: klien Anda membukanya di peramban, membaca dokumennya, dan menandatanganinya tanpa perlu membuat akun.

• Tautan yang berhasil dibuat hanya ditampilkan satu kali — salin dan kirim sekarang; bila hilang, cabut lalu buat yang baru.
• Tautan yang kedaluwarsa tidak hilang artinya: masa berlakunya bisa diperpanjang lewat Ubah masa berlaku…, dan dokumen beserta riwayatnya tetap utuh di daftar Anda.

Langkah 4: Pantau sampai klien menandatangani

• Di ujung sana, klien Anda membuka tautan, membaca dokumennya, dan menandatanganinya langsung dari peramban; tidak ada unggahan, cetakan, atau pemindaian di sisi mereka.
• Dokumen yang sudah ditandatangani tersegel (masa uji) terhadap pergantian diam-diam: berkasnya terkunci bersama catatan hashnya, dan setiap perubahan sesudahnya terdeteksi saat verifikasi.
• Daftar dokumen menunjukkan posisinya per tab: Menunggu untuk yang tautannya masih terbuka, Ditandatangani untuk yang selesai, dan Belum dibagikan untuk yang masih bersama Anda.

Langkah 5: Simpan dan buktikan dengan jejak bukti

• Yang membuat tanda tangan ini bernilai adalah buktinya, dan Nampii menyimpannya pada bagian Jejak bukti di setiap dokumen: setiap kali dokumen dilihat dan ditandatangani, lengkap dengan penandatangannya, alamat IP, dan perangkatnya. Catatan itu tetap tersimpan meski tautannya sudah dicabut.
• Untuk dokumen yang sudah ditandatangani, bagian ini menampilkan Hash berkas (SHA-256) dan tombol Verifikasi berkas yang membandingkan berkas saat ini dengan catatan saat penandatanganan; hasilnya menyebut cocok bila berkasnya identik.
• Butuh membawa buktinya ke pihak lain? Tombol Unduh bukti (ZIP) membundel semuanya menjadi satu arsip yang bisa Anda lampirkan ke email atau simpan di arsip usaha.

Dari kontrak ke tagihan

Kontrak yang tertanda adalah kontrak yang siap ditagih. Ceklis lanjutannya:

• Tagih pekerjaan berulangnya — susun langganannya di Katalog layanan dan retainer dan biarkan draf tagihannya terbit berkala.
• Tagih pekerjaan satu kalinya — langsung ke Membuat dan mengirim invoice pertama Anda.
• Susun isi kontraknya dari nol — artikel contoh kontrak kerja freelance Indonesia menyediakan kerangka pasal yang bisa Anda sesuaikan sebelum mengunggahnya ke sini.